Chi tratta dati personali attraverso un sistema di videosorveglianza è tenuto a fornire a coloro che entrano nelle aree sottoposte a ripresa apposita informativa privacy, contenente le indicazioni sul trattamento dei loro dati.
Per ottemperare all’obbligo informativo, il titolare potrà adottare un approccio su più livelli, gestendo, nel primo livello, un cartello sulla videosorveglianza, contenente le informazioni essenziali da fare visionare all’interessato prima del suo ingresso nell’area videosorvegliata e, nel secondo livello, un’informativa completa, da rendere accessibile attraverso le modalità scelte dal titolare.
Il primo livello: il cartello sulla videosorveglianza
La gestione delle informazioni essenziali sul trattamento dei dati attraverso un cartello (o segnale di avvertimento), che costituisce il primo livello, non costituisce una novità nel settore della videosorveglianza.
Il Garante privacy già nel provvedimento sulla videosorveglianza del 2004 aveva individuato infatti un modello semplificato di informativa minima, poi riproposto nel successivo provvedimento generale dell’8 aprile 2010, contenente:
il simbolo della telecamera (collegato alla postazione di polizia per segnalare il sistema eventualmente connesso alle forze dell’ordine);
i dati del titolare del trattamento;
la finalità perseguita attraverso la registrazione o la rilevazione delle immagini.
Allegato n. 1 e 2 al Provvedimento in materia di videosorveglianza dell’8 aprile 2010
Tale modello, riportato in fac-simile come allegato al provvedimento del 2010, non può continuare ad essere adottato, sia in considerazione del riferimento normativo che oggi deve essere all’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (e non più all’art. 13 del Codice privacy), sia in relazione ai contenuti.
Nelle Linee guida 3/2019 sul trattamento dei dati tramite videosorveglianza, infatti, il Comitato europeo per la protezione dei dati introduce, nell’informativa di primo livello, degli elementi ulteriori rispetto a quelli previsti nel modello precedente fornito dal Garante privacy italiano.
Più precisamente, secondo quanto indicato nelle citate Linee guida, nel cartello sulla videosorvaglianza (o segnale di avvertimento), oltre al simbolo della telecamera, si dovrebbero riportare:
i dati identificativi e di contatto del titolare del trattamento e, ove applicabile, del rappresentante del titolare;
i dati di contatto del responsabile della protezione dei dati (o data protection officer), ove nominato;
le principali informazioni sul trattamento (ad esempio: il tempo di conservazione o la ripresa real-time, la diffusione o l’eventuale comunicazione dei dati a terzi);
le finalità del trattamento;
i diritti dell’interessato (in particolare, il diritto di accesso e cancellazione);
le indicazioni attraverso cui poter conoscere le ulteriori informazioni (ad esempio: sito web, bacheca, reception o contatto telefonico).
Esempio del cartello o segnale di avvertimento inserito all’interno delle Linee guida 3/2019 sul trattamento dei dati tramite videosorveglianza
Tali informazioni devono essere fornite prima che abbia inizio il trattamento (quindi prima che l’interessato entri nell’area videosorvegliata) e gestite in modo che siano facilmente accessibili.
A tal fine, considerando quanto già indicato dal Garante privacy nel suo provvedimento del 2010 e quanto riportato nelle Linee guida 3/2019 di recente pubblicazione, nel posizionare il cartello sulla videosorveglianza occorre tener conto delle seguenti indicazioni:
il cartello deve essere collocato prima del raggio di azione della telecamera, anche nelle sue immediate vicinanze e non necessariamente a contatto con gli impianti;
il cartello deve essere posizionato approssimativamente a livello degli occhi;
il formato e il posizionamento del cartello deve essere tale da renderlo chiaramente visibile in ogni condizione di illuminazione ambientale, anche quando il sistema di videosorveglianza sia eventualmente attivo in orario notturno;
non è necessario specificare l’esatta posizione delle telecamere, purché non vi siano dubbi su quali aree siano soggette a monitoraggio e il contesto della sorveglianza sia chiarito in modo inequivocabile;
l’interessato deve essere in grado di valutare l’area ripresa in modo da poter evitare di essere inquadrato o da adattare il suo comportamento, se necessario;
in presenza di più telecamere, in relazione alla vastità dell’area oggetto di rilevamento e alle modalità delle riprese, potranno essere installati più cartelli.
Il secondo livello: l’informativa completa
Il cartello sulla vidoeosorveglianza contenente l’informativa di primo livello non è, da solo, sufficiente a soddisfare l’obbligo informativo.
L’interessato deve infatti conoscere anche le ulteriori informazioni previste dall’art. 13 del Regolamento.
Al fine di consentire all’interessato di accedere facilmente all’informativa completa (o di secondo livello), potranno adottarsi non solo modalità tradizionali, ma anche digitali.
In concreto, il titolare potrà, ad esempio, esporre l’informativa privacy completa all’ingresso dei locali o renderla disponibile alla reception oppure pubblicare il testo sul sito web aziendale raggiungibile tramite QR-code da riportare nel cartello (o segnale di avvertimento).
Considerando che, secondo quanto indicato nelle Linee guida 3/2019 di recente pubblicazione, il titolare deve garantire all’interessato l’accesso alle informazioni di secondo livello anche in modalità non digitale senza entrare nell’area sorvegliata, si dovrebbe mettere a disposizione l’informativa completa di tutte le informazioni anche attraverso il canale telefonico.
Articolo pubblicato su: robertarapicavoli.it
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